Single Source of Truth, praktisch gedacht.
Jede Information existiert einmal. Alles andere ist eine Kopie, die irgendwann falsch wird.
Woran man merkt, dass es fehlt
Eine Preisänderung bedeutet eine Rundmail an vier Abteilungen – und trotzdem steht es irgendwo noch alt.
Zwei Kollegen nennen unterschiedliche Werte, beide mit einem Dokument in der Hand.
Niemand ändert mehr etwas, weil keiner weiß, was noch daran hängt.
Wie es aufgebaut wird
Zuerst wird festgelegt, welcher Ort für welche Art von Information der gültige ist – nicht alles gehört ins selbe System. Technische Werte liegen anders als Texte, Texte anders als Bilder. In der Technischen Redaktion heißt dasselbe Prinzip Topic-based Writing: Inhalte liegen als Bausteine, die an vielen Stellen erscheinen.
Danach werden die Kopien aufgelöst: Was doppelt liegt, wird zusammengeführt, und an den alten Stellen steht künftig ein Verweis statt einer Zweitfassung.
Der ehrliche Teil
Das ist unspektakuläre Arbeit. Sie zahlt sich beim ersten Produktupdate aus, bei dem eine Änderung etwa eine Stunde dauert statt eines Tages.
Ein Beispiel: die Garantiezeit
Vorher
Die Garantiezeit steht im Datenblatt (24 Monate), in der Bedienungsanleitung (zwei Jahre), auf der Produktseite (24 Monate), in den FAQ des Supports (zwei Jahre ab Kauf) und im Angebotsformular (24 Monate ab Lieferung). Wird sie auf 36 Monate verlängert, muss jemand wissen, dass es fünf Stellen gibt – und alle fünf finden.
Nachher
Die Garantiezeit liegt einmal, als Wert in den Produktdaten: „36 Monate ab Lieferung“, zuständig ist das Produktmanagement. Datenblatt, Anleitung, Produktseite, FAQ und Angebot setzen den Wert von dort ein. Die Änderung dauert eine Minute, und am nächsten Morgen sagen alle fünf Stellen dasselbe.
Was danach gilt
- Jede Information hat genau einen gültigen Ort
- Wer sie braucht, verweist darauf, statt sie zu kopieren
- Jede Information hat eine zuständige Person
- Änderungen erscheinen überall zugleich
- Alte Kopien werden abgeschaltet, nicht geduldet
- Ausnahmen werden aufgeschrieben, sonst werden sie zur Regel
Passt dazu
Eine zentrale Quelle funktioniert nur mit einheitlichen Begriffen: Ein Wort, eine Bedeutung. Und sie bleibt nur richtig, wenn Inhalte ein Ablaufdatum haben. Wo die Kopien heute liegen, zeigt ein Dokumentations-Audit.
Wie viele Stellen müssen Sie anfassen?
Nehmen Sie die letzte Änderung an einem Produktdetail und zählen Sie nach. Die Zahl ist meistens die Antwort.