Inhalte brauchen ein Ablaufdatum.
Nichts in einem System ist so gefährlich wie eine Information, der man noch glaubt.
Warum Veraltetes gefährlicher ist als Fehlendes
Wenn eine Information fehlt, fragt jemand nach. Wenn sie falsch ist, handelt jemand danach. Deshalb richtet eine veraltete Anleitung mehr Schaden an als eine, die es nie gab.
Und veraltet wird alles – meist unbemerkt, weil niemand zuständig ist und nichts daran erinnert.
Die einfache Gegenmaßnahme
Jeder Inhalt bekommt beim Anlegen ein Datum, an dem er überprüft werden muss. Das System erinnert, nicht der Zufall.
Drei Stationen im Leben eines Inhalts
Anlegen
Mit Zuständigkeit, Zweck und Prüfdatum. Ohne diese drei Angaben wird nichts veröffentlicht.
Prüfen
Zum Stichtag: Gilt das noch? Drei Möglichkeiten – bestätigen, ändern, zurückziehen. Nichts tun ist keine.
Zurückziehen
Archivieren statt löschen, aber sichtbar aus dem Umlauf nehmen. Was niemand mehr braucht, darf niemanden mehr finden.
Typische Prüfabstände
- Preise und Konditionen: vierteljährlich
- Technische Werte: bei jedem Produktupdate
- Anleitungen: jährlich, zusätzlich bei Änderungen
- Rechtliche Texte: jährlich und bei Gesetzesänderung
- Ansprechpartner: halbjährlich
- Screenshots: bei jeder Oberflächenänderung
Wann wurde Ihr ältestes Dokument zuletzt geprüft?
Wenn die Antwort ein Schulterzucken ist, liegt genau dort der erste Hebel.