Inhalte brauchen ein Ablaufdatum.
Nichts in einem System ist so gefährlich wie eine Information, der man noch glaubt.
Warum Veraltetes gefährlicher ist als Fehlendes
Wenn eine Information fehlt, fragt jemand nach. Wenn sie falsch ist, handelt jemand danach. Deshalb richtet eine veraltete Anleitung mehr Schaden an als eine, die es nie gab.
Und veraltet wird alles – meist unbemerkt, weil niemand zuständig ist und nichts daran erinnert. Deshalb braucht jeder Inhalt einen Lebenszyklus: anlegen, prüfen, zurückziehen.
Die einfache Gegenmaßnahme
Jeder Inhalt bekommt beim Anlegen ein Datum, an dem er überprüft werden muss. Das System erinnert, nicht der Zufall – etwa mit einem Feld „Prüfdatum“ in WordPress oder CoreMedia und einer Liste, die jeden Montag die fälligen Inhalte zeigt.
Drei Stationen im Lebenszyklus eines Inhalts
Anlegen
Mit Zuständigkeit, Zweck und Prüfdatum. Ohne diese drei Angaben wird nichts veröffentlicht.
Prüfen
Zum Stichtag: Gilt das noch? Drei Möglichkeiten – bestätigen, ändern, zurückziehen. Nichts tun ist keine.
Zurückziehen
Archivieren statt löschen, aber sichtbar aus dem Umlauf nehmen. Was niemand mehr braucht, darf niemand mehr finden.
Typische Prüfabstände
- Preise und Konditionen: vierteljährlich
- Technische Werte: bei jedem Produktupdate
- Anleitungen: jährlich, zusätzlich bei Änderungen – Kandidaten findet ein Dokumentations-Audit
- Rechtliche Texte: jährlich und bei Gesetzes- und Angebotsänderung
- Ansprechpartner: halbjährlich
- Screenshots: bei jeder Oberflächenänderung
Ein Eintrag als Beispiel
Preisliste Wartungsverträge 2026
Zuständig: Katrin Maier, Vertriebsinnendienst
Zweck: Grundlage für Angebote und die Preisseite der Website
Angelegt: 8. Januar 2026
Nächste Prüfung: 1. April 2026, danach vierteljährlich
Verknüpft: Preisseite, Angebotsvorlage, Datenblatt Service
Am 1. April landet der Eintrag auf der Montagsliste. Frau Maier hat drei Möglichkeiten: Die Preise gelten weiter, dann bestätigt sie und das nächste Prüfdatum springt auf Juli. Sie haben sich geändert, dann ändert sie den Eintrag, und die drei verknüpften Stellen ziehen nach. Oder der Vertrag wird nicht mehr angeboten, dann zieht sie ihn zurück – er verschwindet von der Website und bleibt im Archiv.
Eine Stunde Arbeit im Quartal statt einer falschen Zahl im Angebot.
Passt dazu
Prüfen lässt sich nur, was an einer Stelle liegt: Single Source of Truth. Was dabei gleich bleiben muss, regelt die Terminologie. Wie Inhalte so zerlegt werden, dass sich jeder einzeln prüfen lässt, steht unter Topic-based Writing in der Praxis.
Wann wurde Ihr ältestes Dokument zuletzt geprüft?
Wenn die Antwort ein Schulterzucken ist, liegt genau dort der erste Hebel.