Was ein Dokumentations-Audit zutage fördert.
Fast immer dasselbe – und fast immer mehr, als dem Haus lieb ist.
Die drei häufigsten Funde
Dubletten. Dieselbe Beschreibung in vier Dokumenten, in drei Fassungen, mit zwei unterschiedlichen Werten.
Waisen. Dokumente, für die sich niemand zuständig fühlt und die seit Jahren niemand geöffnet hat.
Lücken. Genau die Handgriffe fehlen, die der Support am häufigsten erklärt.
Wie ich vorgehe
Ich nehme eine Stichprobe aus dem Bestand, lese sie wie ein Anwender und prüfe sie dann gegen die Anforderungen: Normen, Zielgruppen, Auffindbarkeit. Dabei entsteht keine Note, sondern eine Liste – geordnet nach Risiko und Aufwand.
Parallel sehe ich mir an, wie die Dokumente entstehen. Oft liegt das eigentliche Problem nicht im Text, sondern im Ablauf: Wer schreibt, wer prüft, wer merkt, dass etwas veraltet ist?
Was dabei herauskommt
Ein Befundbericht, der sagt, welches Dokument welches Risiko trägt – und womit man anfängt, wenn nur zwei Wochen Zeit sind.
Was Sie dafür bereitlegen sollten
- Drei bis fünf typische Dokumente, keine Schmuckstücke
- Die häufigsten Supportfragen der letzten Monate
- Wer heute schreibt und freigibt
- Welche Normen für Ihr Produkt gelten
- In welchen Sprachen übersetzt wird
- Wo die Dokumente tatsächlich benutzt werden
Sollen wir einmal hineinschauen?
Ein Audit ist der günstigste Teil des Ganzen und der, nach dem Sie wissen, ob sich der Rest lohnt.