Einmal ändern statt fünfmal suchen.
Die meisten Systeme scheitern nicht an der Technik, sondern an fehlender Ordnung.
Für Unternehmen mit großen Inhaltsmengen und mehreren Systemen – als Projekt oder in Teilzeit, remote oder in München.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Niemand kann mit Sicherheit sagen, welche Version die aktuelle ist.
Eine einzige Änderung bedeutet: fünf Dokumente, vier Abteilungen – und eine Stelle, die vergessen wird.
Die interne Suche liefert zweihundert Treffer. Der richtige ist nicht dabei.
Was es kostet, wenn es so bleibt
Ein System, dem niemand traut, wird umgangen. Es entstehen private Ordner, eigene Tabellen, Wissen in Köpfen. Von da an pflegt jeder seinen eigenen Stand – und keiner den richtigen.
Das ist der Moment, in dem eine Datenhalde entsteht, die man später nur noch teuer aufräumen kann.
Die leisen Kosten
Doppelte Pflege. Dieselbe Information an fünf Orten heißt: jede Änderung fünfmal, jedes Mal mit Fehlerrisiko.
Falsche Daten. Was einmal übersehen wurde, bleibt im Umlauf – und landet irgendwann beim Kunden.
Wissen an Personen. Geht jemand, geht ein Teil des Systems mit.
Wie ich vorgehe
Ich sichte den Bestand
Was liegt wo, was ist doppelt, was ist tot? Am Ende steht eine Liste, die zeigt, wie viel von dem, was gepflegt wird, überhaupt gebraucht wird.
Ich baue die Ordnung
Jede Information bekommt einen Platz, an dem sie genau einmal existiert – dazu Begriffe, Kategorien und Kennzeichnungen, über die man sie wiederfindet.
Ich lege die Spielregeln fest
Wer schreibt, wer prüft, wer freigibt – und wann ein Inhalt abläuft und zur Überprüfung gemeldet wird. Das beschreibe ich unter Inhalte brauchen ein Ablaufdatum.
Was am Ende auf dem Tisch liegt
- Eine Bestandsaufnahme: Dubletten, Altlasten und ungenutzte Werkzeuge, benannt
- Eine Terminologieliste, die für das ganze Haus gilt
- Ein Ordnungssystem aus Kategorien und Kennzeichnungen, das die Suche brauchbar macht
- Ein Freigabe-Ablauf mit klaren Zuständigkeiten
- Ablaufdaten für Inhalte, damit nichts unbemerkt veraltet
- Ein Umzugsplan, falls Inhalte das System wechseln müssen
Woher ich das kann
Seit 2022 modelliere ich für die i22 Digitalagentur die Produktdaten einer Entertainment-Plattform der Deutschen Telekom in CoreMedia – semantisch, strukturiert und mit Blick auf Datenqualität.
Beim Südwestrundfunk habe ich fünfzehn Jahre lang mit Content-Systemen gearbeitet und sie mitgestaltet, die täglich von Redaktionen benutzt wurden – nicht von Beratern.
Dazu kommt die Praxis mit WordPress, XML und strukturierten Textformaten sowie agile Projektsteuerung mit Jira und Confluence. Wie Inhalte vorher für ihre Leser geplant werden, steht unter Content-Strategie.
- Deutsche Telekom
- i22 Digitalagentur
- SWR
- roadsurfer
Zum Weiterlesen
Single Source of Truth, praktisch gedacht
Woran man merkt, dass die zentrale Quelle fehlt – und wie sie aufgebaut wird.
Lesen BegriffeEin Wort, eine Bedeutung
Was uneinheitliche Benennungen kosten und wie eine Terminologieliste entsteht.
Lesen AktualitätInhalte brauchen ein Ablaufdatum
Warum veraltete Informationen gefährlicher sind als fehlende, mit Prüfabständen.
LesenHäufige Fragen
Müssen wir dafür unser System wechseln?
Selten. In den meisten Fällen liegt das Problem nicht am Werkzeug, sondern daran, dass niemand festgelegt hat, wo was hingehört. Erst wenn sich zeigt, dass das System eine saubere Struktur technisch verhindert, reden wir über einen Wechsel – und dann mit einem Umzugsplan, nicht mit einem Neustart.
Wie lange dauert so ein Aufräumen?
Die Bestandsaufnahme ist meist eine Sache von Tagen. Der Umbau hängt davon ab, wie viel mitkommen soll: Ein Produktbereich ist in Wochen zu schaffen, eine gewachsene Landschaft aus mehreren Abteilungen braucht Monate – dann aber in Abschnitten, die einzeln nutzbar sind.
Was ist mit den Altdaten?
Ein Teil kommt mit, ein Teil wird zusammengeführt, ein Teil kann weg. Genau das zu unterscheiden ist die Arbeit. Gelöscht wird nichts, ohne dass Sie zugestimmt haben; was unklar ist, wandert in ein Archiv statt in den Papierkorb.
Unsere Leute haben keine Zeit für ein Regelwerk – was dann?
Verständlich – deshalb baue ich Regeln, die in den Arbeitsablauf passen, statt danebenzustehen. Wenn eine Regel nur mit Disziplin funktioniert, ist sie falsch gebaut. Was sich automatisieren lässt, etwa Erinnerungen an ablaufende Inhalte, wird automatisiert.
Was kostet das?
Sobald ich den Bestand kenne, kann ich den Aufwand einschätzen und nenne Ihnen einen Festpreis für den ersten Abschnitt. Alles Weitere entscheiden Sie danach – auf Basis von etwas, das Sie schon in der Hand haben.
Arbeiten Sie vor Ort oder aus der Ferne?
Der größte Teil läuft aus der Ferne, das spart allen Zeit. Für den Auftakt und für Workshops komme ich gern vorbei – im Großraum München ohne Aufwand, darüber hinaus nach Absprache.
Reden wir eine Viertelstunde darüber.
Erzählen Sie mir, wo Sie zuletzt etwas geändert haben und was dafür alles angefasst werden musste. Daran zeigt sich meistens schon, wo das System klemmt.